Životný cyklus Riadenia pracovných procesov (BPM) zahŕňa štyri základné fázy :

  • Modelovanie procesov
  • Automatizácia procesov
  • Riadenie procesov
  • Optimalizácia procesov

 

Modelovanie

Každý pracovný proces je identifikovateľný minimálne jedným cieľom a konečným počtom merateľných atribútov (výkonnostných kritérií). Pre pochopenie obsahu a rozsahu pracovného procesu tento musí byť identifikovaný a detailne popísaný v štandardnej forme (štandardná notácia modelovania, napr. BPMN). Naviac, pridaním controllingových informácií súvisiacich s aktuálnym stavom procesu sa získava finančný pohľad na proces (napr. Activity Based Costing). Takto pripravený model je základom pre rozhodnutie o opodstatnenosti automatizácie pracovného procesu.

Automatizácia

Predmetom tejto etapy je dodávka IT riešenia automatizujúceho určité kroky v rámci procesu a podporujúc výkon biznis činností s výsledkom lepšej výkonnosti procesu. Automatizácia obmedzeného počtu krokov procesu podporovaná rôznymi Informačnými systémami je nahrádzaná automatizáciou procesu ako celku pomocou BPM systémov, zabezpečujúc riadenie komunikácie medzi systémami, integrujúc tok procesu a tok dát a distribuujúc aktivity medzi používateľské role a skupiny používateľov.

Riadenie

Novým prístupom je vnímanie výkonu spoločnosti cez pohľad na výkon procesov. Z tohto dôvodu je riadenie procesov nástrojom na riadenie celej spoločnosti. Optimálnym prístupom BPM nie je len „formalizovať“ výkony spoločnosti, ale pomocou pohľadu na výkony jednotlivých procesov pripraviť riadiaci rámec na báze – „čo nie je možné zmerať, nie je možné ani riadiť“. Z tohto pohľadu sa riadenie spoločnosti transformuje na riadenie konkrétnych pracovných procesov resp. ich skupín v kontexte merania a vyhodnocovania kvality a efektívnosti ich výkonu (prevádzkový monitoring, strategický monitoring).

Optimalizácia

Optimalizácia procesov zahŕňa periodický zber a analýzu aktuálnych údajov (napr. vo forme denných snímok), ako aj strategických údajov a ich korelácie (napr. medzimesačné porovnanie výkonov procesov za posledných 12 mesiacov) pre potreby zhodnotenia výkonnosti procesu a potenciálneho návrhu zlepšení a inovácií. Zlepšenia a inovácie pracovných procesov sú reprezentované vytváraním nových resp. eliminovaním nepotrebných aktivít procesov, zmenami rozsahu a obsahu samotných procesov, ako aj zmenami v interakcii medzi jednotlivými procesmi.

 

Cieľ riadenia procesov – Efektívny prevádzkový model

Riadenie pracovných procesov v spoločnosti nie je samoúčelné. Cieľom riadenia procesov je dosiahnutie Efektívneho prevádzkového modelu spoločnosti kontinuálnym zvyšovaním efektívnosti a kvality výkonu jednotlivých pracovných procesov.

Efektívny prevádzkový model je potrebné vnímať ako súbor pracovných procesov zabezpečovaných osobami v definovaných roliach (organizačná podpora – role a ich zodpovednosti pri výkone procesov) a podporovaných informačnými technológiami. Z hľadiska hierarchie a riadenia súboru procesov je potrebné pre každý pracovný proces identifikovať vlastníka, ktorý bude zosobňovať zodpovednosť za fungovanie a výkon procesu v rámci prevádzky spoločnosti.

Z hľadiska dosiahnutia zvýšenej efektívnosti procesu je možné hovoriť o dvoch prístupoch:

  • non-IT zlepšenia
  • IT zlepšenia

 

Non-IT zlepšenia procesov

  • organizačné zásahy na úrovni procesu (zodpovedností za výkon jednotlivých aktivít)
  • úpravy smerníc
  • úpravy procesu podľa periodického monitoringu a výskytu jednotlivých tokov v procese

 

IT zlepšenia procesov

  • automatizácia procesov a nasadenia BAM – Business Activity Monitoring

Cieľom automatizácie môže byť:

  • automatizácia manuálnych činností, ktoré sa dajú automatizovať (ako napr. získavanie údajov z back-endových informačných systémov)
  • minimalizácia manuálnych vstupov z distribučných kanálov (pretypovávanie papierovej dokumentácie)
  • zabezpečenie čistoty a kvality vstupov dát z distribučných kanálov (automatické kontroly a validácie vstupných údajov)
  • riadenie výmeny údajov medzi systémami (integrácia komunikácie medzi systémami)
  • štandardizácia postupu spracovania resp. výkonu procesu (používateľ si nevymýšľa postupy, systém mu neumožní nič okrem predpísaného postupu)

Riziká automatizácie procesov

Skúsenosť z projektov automatizácie pracovných procesov dokazuje, že samotná automatizácia procesov zahŕňa riziko, ktoré môže negatívnym spôsobom ovplyvniť kvalitu výsledného produktu, náklady na realizáciu automatizácie, ako aj nenaplnené očakávania používateľov.

Najväčšími rizikami sú :

  • riziko nesprávneho zadania – „čo má byť automatizované?“ (nesprávne požiadavky na automatizáciu),
  • riziko nesprávneho pochopenia zadania – „ako to má byť automatizované?“ (neprávny spôsob automatizácie).

Riziko nesprávneho zadania

Definícia zadania je prvým krokom vývoja IT aplikácie a predstavuje základ funkcionálnej špecifikácie. Chybné rozhodnutia pri tvorbe zadania vyplývajú najmä z neschopnosti biznisu správne stanoviť jeho rozsah a určiť priority pre nasledovnú automatizáciu.

Pri určovaní priorít pre automatizáciu vybraných častí procesu je potrebné dbať najmä na pridanú hodnotu automatizácie vzhľadom na náklady, ktoré automatizácia so sebou prináša (neautomatizovať výnimky!).

Riziko nesprávneho zadania eliminuje možnosť simulácie, ktorá umožňuje odsimulovať automatizovaný proces, odhaliť úzke miesta v procese a  proces upraviť. Hlavným cieľom simulácie je definícia rozsahu automatizácie obchodného procesu (definícia zadania).

Riziko nepochopenia zadania

Pri klasickom prístupe vývoja informačných systémov sa často opakuje nasledujúci scenár:

  • biznis oddelenie definuje požiadavky izolovane od IT oddelenia
  • IT preberie požiadavky, pričom modeluje, navrhuje a implementuje IT aplikáciu izolovane od biznis oddelenia
  • IT oddelenie dodá výsledný produkt na testovanie a akceptáciu biznis oddeleniu.

Po otestovaní funkčnosti IT aplikácie však dochádza k situácii, kedy biznis používatelia konštatujú: „očakávali sme niečo iné“ ako je dodané. Výsledkom je buď komplikované a nákladné prerobenie dodávky alebo úplné ustúpenie od očakávanej funkcionality a stupňa automatizácie vyplývajúce z nesprávneho pochopenia zadania zo strany IT.

Eliminácia rizík neúspešnej automatizácie

Vyššie uvedené riziká sa dajú eliminovať tým, že používatelia netvoria dokument požiadaviek na automatizáciu, ale táto špecifikácia priamo vyplýva zo simulácie procesu a jeho prototypu (proces, biznis pravidlá, dáta, používateľské rozhrania), na tvorbe ktorého používatelia participujú. Prototyp je spustiteľný a možno ho priamo konfrontovať s požiadavkami.

Simulácia

Cieľom simulácie je odhaliť chyby a chybné návrhové predpoklady urobené v prvej iterácii procesného modelovania a stanoviť konečné rozhodnutia o automatizácii procesu. Tým, že sa chyby v procese odhalia počas simulácie, skráti sa doba implementácie a znížia sa náklady, ktoré by boli vynaložené na reimplementáciu chybných procesov.

Prototypovanie

Prototypovanie je druhým krokom overenia správnosti návrhu biznis logiky, čím prispieva k skvalitneniu špecifikácie systému. Je vykonávané prostredníctvom používateľských rozhraní vytvorených v predchádzajúcej fáze nášho postupu, na úrovni procesného modelu. Prototypovanie je významnou mierou podporené vývojovými nástrojmi. Na vyjadrenie postupnosti používateľských rozhraní nám slúžia takzvané „workflow“ moduly, ktoré umožňujú overiť postupnosť vykonávaných krokov.

Jednou zo silných stránok nástrojov na automatizáciu  procesov je ich podpora vytvorenia spustiteľného kódu priamo z procesného modelu. Táto funkcionalita umožňuje nasadiť prototyp a ukázať ho koncovým používateľom.